بارنا‌مه‌ الکترونیکی چیست؟ آشنایی با ۷ مزیت ناگفته از بارنامه های الکترونیکی

زمان مطالعه: ۹ دقیقه

بارنا‌مه‌ الکترونیکی یکی از نوآوری‌های مهم در صنعت حمل و نقل و لجستیک از جمله حمل و نقل زمینی و به خصوص حمل و نقل جاده ای است که تاثیر بسزایی بر بهبود فرآیندها و کاهش هزینه‌ها داشته است. با گسترش تجارت الکترونیک و نیاز به سرعت و دقت در فرآیندهای حمل و نقل، استفاده از بارنامه‌های الکترونیکی به یک نیاز اساسی تبدیل شده است. در این مقاله، به بررسی مزایا، کاربردها و نحوه صدور بارنامه‌های الکترونیکی خواهیم پرداخت.

تعریف بارنا‌مه‌ الکترونیکی

بارنا‌مه‌ الکترونیکی یک سند دیجیتال است که به عنوان جایگزین بارنامه کاغذی در فرآیند حمل و نقل کالا استفاده می‌شود. این سند شامل اطلاعات کلیدی مربوط به محموله، فرستنده، گیرنده، مسیر حمل و نقل و شرایط حمل است. بارنامه‌های الکترونیکی از طریق سیستم‌های الکترونیکی و فناوری‌های اطلاعاتی تولید و مدیریت می‌شود و قابلیت اشتراک‌گذاری آنلاین را دارند.

استفاده از بارنامه‌های الکترونیکی موجب کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت و دقت در تبادل اطلاعات و بهبود فرآیندهای اداری و عملیاتی در صنعت حمل و نقل می‌شوند. همچنین، این فناوری به حفاظت از محیط زیست کمک می‌کند زیرا نیاز به مصرف کاغذ و مواد چاپی را کاهش می‌دهد. با افزایش اهمیت تجارت الکترونیک و نیاز به بهبود کارایی در زنجیره تامین، استفاده از بارنا‌مه‌ الکترونیکی به یک ضرورت تبدیل شده است.

عملکرد بارنا‌مه‌ الکترونیکی به چه صورت است؟

بارنا‌مه‌ الکترونیکی (Electronic Bill of Lading) مانند بیجک باربری نقش حیاتی در فرآیندهای حمل و نقل و تجارت دارد و به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت و تسهیل این فرآیندها عمل می‌کند. سه کارکرد اصلی بارنامه‌های الکترونیکی شامل حل اختلافات بین طرفین، استفاده به عنوان رسید و استفاده به عنوان سند مالکیت است.

• اصلی‌ترین مدرک در اختلافات بین طرفین

بارنامه‌های الکترونیکی به عنوان یک مدرک رسمی و معتبر، نقش مهمی در حل اختلافات بین طرفین (فرستنده و گیرنده) ایفا می‌کند. این سند شامل تمام جزئیات مربوط به محموله، شرایط حمل و نقل مانند مقررات  حمل و نقل کالای وارداتی ، و توافقات بین طرفین است.

در صورت بروز هرگونه اختلاف یا دعوا، ببارنا‌مه‌ الکترونیکی می‌تواند به عنوان مدرک اصلی در مراجع قضایی و داوری مورد استفاده قرار گیرد. این قابلیت باعث می‌شود تا اختلافات به سرعت و با دقت بیشتری حل و فصل شوند.

• استفاده از بارنامه به عنوان رسید

یکی دیگر از کارکردهای مهم بارنامه‌های الکترونیکی، استفاده از آن به عنوان رسید تحویل کالا است. بارنامه‌های الکترونیکی تایید می‌کند که کالا به حمل کننده تحویل داده شده و مشخصات محموله به درستی ثبت شده است. این رسید دیجیتال برای فرستنده و گیرنده اهمیت زیادی دارد زیرا می‌تواند به عنوان مدرکی برای تحویل و دریافت کالا استفاده شود. همچنین، این قابلیت امکان پیگیری و ردیابی دقیق محموله در طول مسیر حمل و نقل را فراهم می‌کند.

• استفاده از رسید به عنوان سند مالکیت

یکی از کارکردهای اساسی بارنامه‌های الکترونیکی تعیین مالکیت بار است. بدون بارنامه، راننده ممکن است به راحتی ادعای مالکیت کند و اثبات مالکیت برای صاحب واقعی زمان‌بر باشد. اما با وجود بارنامه، مالکیت به صورت واضح در سیستم ثبت می‌شود.

این امر به دلیل احراز هویت در زمان ثبت بار از ادعای نادرست جلوگیری می‌کند و فقط صاحب بار یا شخصی که بارنامه به او انتقال یافته، می‌تواند مالکیت بار را داشته باشد. این ویژگی سرعت و دقت در تعیین مالکیت را بهبود می‌بخشد.

بررسی انواع بارنا‌مه‌ الکترونیکی

انواع بارنامه های الکترونیکی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: بارنامه قابل انتقال و بارنامه غیر قابل انتقال.

• بارنا‌مه‌ الکترونیکی قابل انتقال

بارنامه قابل انتقال (Negotiable Electronic Bill of Lading) نوعی سند است که مالکیت کالا را می‌توان به شخص دیگری منتقل کرد. این بارنامه به دارنده سند این امکان را می‌دهد که با انتقال آن به فرد یا شرکت دیگر، مالکیت کالا را نیز منتقل کند. این نوع بارنامه در تجارت بین‌المللی و گمرک ها و اصطلاحات گمرکی همراه با آن بسیار مهم است زیرا به سادگی امکان نقل و انتقال مالکیت کالا را فراهم می‌کند و به معاملات تجاری سرعت و سهولت می‌بخشد.

• بارنا‌مه‌ الکترونیکی غیر قابل انتقال

بارنامه غیر قابل انتقال (NonNegotiable Electronic Bill of Lading) سندی است که مالکیت کالا را فقط به شخص مشخصی که در بارنامه ذکر شده است، اختصاص می‌دهد و این مالکیت قابل انتقال به شخص دیگری نیست. این نوع بارنامه بیشتر در مواردی استفاده می‌شود که کالا به مقصد نهایی معینی حمل می‌شود و نیازی به تغییر مالکیت در طول مسیر حمل و نقل وجود ندارد.

مزایای بارنا‌مه‌ الکترونیکی

• کاهش هزینه‌ها: با حذف نیاز به کاغذ و چاپ، هزینه‌های مرتبط با تولید و نگهداری بارنامه‌ها کاهش می‌یابد.
• افزایش سرعت: انتقال اطلاعات به صورت الکترونیکی به سرعت انجام می‌شود، که باعث کاهش زمان در مراحل مختلف حمل و نقل می‌شود.
• دقت بیشتر: با کاهش نیاز به ورود دستی اطلاعات، احتمال خطاهای انسانی کاهش می‌یابد و دقت اطلاعات افزایش می‌یابد.
• دسترسی آسان: امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات بارنامه از هر مکانی وجود دارد.
• بهبود ردیابی: امکان پیگیری و ردیابی دقیق محموله در طول مسیر حمل و نقل فراهم می‌شود.
• افزایش امنیت: اطلاعات بارنا‌مه‌ الکترونیکی به صورت رمزنگاری شده منتقل و ذخیره می‌شود که امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند.
• حل اختلافات: در صورت بروز اختلافات، بارنا‌مه‌ الکترونیکی به عنوان مدرک معتبر و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

چگونه بارنا‌مه‌ الکترونیکی از بروز تخلفات جلوگیری می‌کنند؟

بارنا‌مه‌ الکترونیکی یکی از ابزارهای مهم در بهبود شفافیت و کنترل بهتر در حوزه حمل و نقل جاده‌ای است. با استفاده از این تکنولوژی، نه تنها فرآیند صدور بارنامه به صورت دیجیتال انجام می‌شود، بلکه مزایای زیادی از جمله کاهش تخلفات و جلوگیری از سوءاستفاده‌ها فراهم می‌گردد. در ادامه به بررسی نحوه جلوگیری از بروز تخلفات توسط بارنامه‌های الکترونیکی خواهیم پرداخت.

• جلوگیری از تغییرات ناصحیح در اطلاعات حمل

یکی از مهم‌ترین مشکلات در استفاده از بارنامه‌های کاغذی، امکان تغییرات ناصحیح و دستکاری اطلاعات بارنامه توسط افراد مختلف است. با صدور بارنا‌مه‌ الکترونیکی ، اطلاعات به صورت خودکار و دیجیتال ذخیره می‌شود و هرگونه تغییر در سیستم ثبت می‌گردد. این ویژگی به شرکت حمل و نقل امکان می‌دهد تا صحت اطلاعات بارنامه‌ها را در هر مرحله از فرآیند بررسی کند و از بروز تخلفات جلوگیری نماید.

• ردیابی دقیق‌تر و پیگیری آسان‌تر

یکی دیگر از راه‌های جلوگیری از تخلفات، امکان ردیابی و پیگیری دقیق مسیر حمل و نقل با استفاده از بارنا‌مه‌ الکترونیکی است که بسیاری از مزایا و معایب شغل رانندگی را رفع خواهد کرد. این فناوری به کاربران اجازه می‌دهد تا از مبدأ تا مقصد وضعیت بار و مسیر طی شده را مشاهده کنند. به عنوان مثال، اگر وانت بار اینترنتی به مقصد نرسد یا در مسیر تغییرات غیرمجاز رخ دهد، اطلاعات آن به‌سرعت ثبت و اعلام می‌شود. این امکان موجب کاهش تخلفات مرتبط با ناپدید شدن بار یا تغییر مسیرهای غیرمجاز می‌گردد.

• همکاری با سامانه‌های مرتبط

بارنا‌مه‌ الکترونیکی با سامانه‌های دیگر مثل استعلام کارت هوشمند راننده و پایگاه‌های داده مرتبط با مجوزهای حمل و نقل همگام‌سازی شده است. این همگام‌سازی باعث می‌شود تا تنها رانندگانی که مجوزهای لازم و کارت هوشمند دارند، بتوانند بارنامه دریافت کنند. به این ترتیب، از تخلفات احتمالی مانند حمل غیرقانونی کالاها با کامیون جدید ولوو یا استفاده از رانندگان غیرمجاز جلوگیری می‌شود.

• کاهش جعل و تقلب

یکی از مهم‌ترین راهکارهای بارنا‌مه‌ الکترونیکی برای جلوگیری از بروز تخلفات، کاهش جعل و تقلب در اطلاعات بارنامه است. با وجود بارنامه‌های کاغذی، امکان جعل بارنامه‌ها بسیار زیاد بود، اما با سیستم‌های دیجیتالی این مشکل به شدت کاهش یافته است. زیرا هر بارنا‌مه‌ الکترونیکی دارای کد شناسایی منحصربه‌فردی است که به راحتی نمی‌توان آن را جعل کرد.

• بهبود نظارت نهادهای قانونی

بارنا‌مه‌ الکترونیکی باعث می‌شود نهادهای قانونی نظارت بهتری بر فرآیندهای حمل و نقل داشته باشند. از آنجا که تمامی اطلاعات به صورت آنلاین ثبت و ذخیره می‌شود، نهادهای نظارتی می‌توانند در هر لحظه اطلاعات را بررسی کرده و از وقوع تخلفات جلوگیری کنند. به این ترتیب، تخلفات مربوط به بارهای غیرمجاز یا عدم رعایت مقررات حمل کاهش می‌یابد.

• یکپارچگی با شرکت‌های حمل و نقل و مدیریت داده‌ها

شرکت‌های حمل و نقل با استفاده از سیستم بارنا‌مه‌ الکترونیکی ، به راحتی می‌توانند تمامی اطلاعات مربوط به حمل و نقل خود برای خودروهای مختلف مانند کامیون یخچالدار را مدیریت و ردیابی کنند. این سیستم امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات با نهادهای نظارتی و دیگر شرکت‌های مرتبط را نیز فراهم می‌کند که این اشتراک‌گذاری منجر به کاهش تخلفات می‌شود.

امنیت اطلاعات در بارنا‌مه‌ الکترونیکی به چه صورت است؟

در دنیای امروز که فرآیندهای دیجیتالی به سرعت در حال گسترش هستند، امنیت اطلاعات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بارنامه‌های الکترونیکی نیز به‌عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در حمل و نقل جاده ‌ای و تجارت به این موضوع توجه دارند. این سیستم‌ها نیازمند محافظت در برابر حملات سایبری، دسترسی غیرمجاز و سوءاستفاده‌های احتمالی هستند. در ادامه، به بررسی مهم‌ترین روش‌های تامین امنیت در بارنامه‌های الکترونیکی خواهیم پرداخت و خواهیم دید چگونه این تکنولوژی از داده‌های حساس محافظت می‌کند.

• رمزگذاری اطلاعات

یکی از اصول پایه‌ای امنیت در سیستم‌های بارنا‌مه‌ الکترونیکی ، استفاده از رمزگذاری است. رمزگذاری به این معناست که اطلاعات حمل و نقل به شکلی پیچیده تبدیل می‌شوند تا از دسترسی غیرمجاز به داده‌ها جلوگیری شود. برای مثال، اطلاعات مربوط به محموله، مبدأ و مقصد بار، نوع کالا و اطلاعات راننده، به صورت دیجیتالی رمزگذاری می‌شوند و تنها کاربران مجاز با استفاده از کلیدهای مخصوص می‌توانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند.

این روش به کاهش احتمال سرقت اطلاعات توسط هکرها یا افراد سودجو کمک می‌کند و باعث می‌شود که حتی در صورت دسترسی غیرمجاز، اطلاعات قابل خواندن و استفاده نباشند.

• احراز هویت چندمرحله‌ای

در بارنامه‌های الکترونیکی، احراز هویت چندمرحله‌ای یکی دیگر از ابزارهای امنیتی کلیدی است. این سیستم از کاربران می‌خواهد تا علاوه بر وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، از یک مرحله امنیتی دیگر، مانند دریافت کد از طریق پیامک یا ایمیل نیز عبور کنند. این لایه امنیتی مضاعف، باعث می‌شود تا حتی اگر نام کاربری و رمز عبور به سرقت برود، فرد مهاجم نتواند بدون تأییدیه دوم به سیستم وارد شود.

این روش به‌خصوص در صدور بارنامه‌های مرتبط با کالاهای حساس یا حمل و نقل‌هایی که نیاز به دقت و امنیت بیشتری دارند، به کار می‌رود.

• کنترل دسترسی به اطلاعات

کنترل دسترسی یکی از جنبه‌های مهم امنیت اطلاعات در بارنا‌مه‌ الکترونیکی است. این سیستم‌ها به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که دسترسی به اطلاعات فقط برای افراد مجاز، مانند مدیران شرکت‌های حمل و نقل یا نهادهای نظارتی، امکان‌پذیر است. این سیستم به تفکیک کاربران بر اساس نقش‌ها و وظایفشان عمل می‌کند و تضمین می‌کند که تنها کسانی که به اطلاعات خاصی نیاز دارند، بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.

برای مثال، رانندگان ممکن است تنها به اطلاعات مربوط به مسیر حمل و نقل و بار خود دسترسی داشته باشند، در حالی که نهادهای نظارتی می‌توانند تمامی اطلاعات مرتبط با فرآیند حمل را مشاهده کنند. این محدودیت دسترسی، از نشت اطلاعات جلوگیری کرده و احتمال دسترسی غیرمجاز را کاهش می‌دهد.

• ثبت و نظارت بر فعالیت‌های کاربران

یکی از ویژگی‌های امنیتی مهم در سیستم‌های بارنا‌مه‌ الکترونیکی ، قابلیت ثبت و پیگیری فعالیت‌های کاربران است. هرگونه تغییر در اطلاعات بارنامه، صدور ویرایش یا حتی دسترسی به اطلاعات در این سیستم‌ها ثبت می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند هر فعالیت مشکوکی را تشخیص داده و به مدیران سیستم گزارش دهند. این قابلیت باعث می‌شود تا هرگونه تخلف یا دستکاری در اطلاعات به‌سرعت شناسایی و پیگیری شود.

• محافظت از سرورها و پایگاه‌های داده

بارنا‌مه‌ الکترونیکی به طور معمول در سرورهای ابری یا محلی ذخیره می‌شود که باید از نظر امنیتی به دقت محافظت شوند. استفاده از فایروال‌ها، نرم‌افزارهای ضد بدافزار و پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای محافظت از این سرورها ضروری است. همچنین، از سیستم‌های پشتیبان‌گیری منظم استفاده می‌شود تا در صورت هرگونه خرابی یا حمله سایبری، اطلاعات بارنامه‌ها به‌درستی بازیابی شوند.

استفاده از این روش‌ها نه تنها از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری می‌کند، بلکه تضمین می‌کند که داده‌ها حتی در صورت بروز خرابی فنی از دست نروند.

• یکپارچگی با سایر سیستم‌های حمل و نقل

بارنامه‌های الکترونیکی معمولا با سایر سیستم‌های حمل و نقل، مانند استعلام کارت هوشمند راننده و سیستم‌های حمل بار دیگر، یکپارچه‌سازی می‌شوند. این یکپارچگی به معنای تبادل اطلاعات بین سیستم‌های مختلف است که خود نیاز به امنیت بیشتری دارد. به این ترتیب، هرگونه ناهماهنگی یا تخلف در سیستم‌های مرتبط به‌سرعت شناسایی می‌شود و اقدامات لازم صورت می‌گیرد.

چگونه بارنا‌مه‌ الکترونیکی به کاهش زمان بازرسی و کنترل کمک می‌کنند؟

بارنا‌مه‌ الکترونیکی با دیجیتالی کردن فرآیندهای صدور و مدیریت اطلاعات بارها، به بهبود فرآیندهای بازرسی و کنترل در حمل و نقل کمک می‌کند. این سیستم‌ها به دلیل ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود، زمان لازم برای انجام بازرسی‌ها و کنترل‌ها را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهند.

• دسترسی سریع‌تر به اطلاعات

یکی از اصلی‌ترین دلایلی که بارنا‌مه‌ الکترونیکی زمان بازرسی و کنترل را کاهش می‌دهد، دسترسی سریع‌تر به اطلاعات است. با وجود بارنامه‌های الکترونیکی، تمامی اطلاعات مرتبط با بار، از جمله نوع کالا، مبدأ و مقصد، به‌صورت آنلاین و در دسترس قرار دارند. این ویژگی باعث می‌شود که بازرسان و نهادهای نظارتی بتوانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و نیازی به جستجوی دستی و بررسی اسناد کاغذی نباشد. همین امر باعث کاهش زمان بازرسی و کنترل می‌شود.

• کاهش خطاهای انسانی

استفاده از ببارنا‌مه‌ الکترونیکی ، خطاهای انسانی که معمولا در زمان صدور و بررسی بارنامه‌های کاغذی رخ می‌دهد را کاهش می‌دهد. اطلاعات به‌صورت دیجیتال ثبت و پردازش می‌شود که به معنای کاهش امکان وقوع اشتباه در مراحل مختلف بازرسی است. این کاهش خطاها منجر به تسریع روند بازرسی و کنترل می‌شود، زیرا نیازی به اصلاح و بررسی مجدد نیست.

• اتوماسیون فرآیندهای کنترل

یکی از بزرگترین مزایای بارنامه‌های الکترونیکی، اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای مربوط به بازرسی و کنترل است. سیستم‌های هوشمند به طور خودکار می‌توانند تخلفات را شناسایی کرده و به مقامات ذی‌ربط اطلاع دهند. این فرآیند خودکار باعث می‌شود که نیاز به دخالت انسانی در بسیاری از مراحل کاهش یابد و بازرسی‌ها به سرعت و دقت بیشتری انجام شوند.

• همکاری با سامانه‌های مرتبط

بارنامه‌های الکترونیکی می‌توانند با سایر سامانه‌های مرتبط در حمل و نقل مانند استعلام کارت هوشمند راننده یکپارچه شوند. این یکپارچگی به نهادهای نظارتی اجازه می‌دهد که اطلاعات راننده، بار و وسیله نقلیه را به‌صورت آنی و در یک مکان مشاهده کنند. این همکاری منجر به تسریع در روند کنترل و بازرسی و کاهش زمان لازم برای تأیید صحت اطلاعات می‌شود.

• امکان ردیابی آنلاین

یکی دیگر از ویژگی‌های بارنامه‌های الکترونیکی، قابلیت ردیابی آنلاین بارها است. این قابلیت باعث می‌شود که نهادهای نظارتی بتوانند بدون نیاز به توقف و بررسی‌های مداوم وضعیت بار و مسیر حمل و نقل را کنترل کنند. به این ترتیب، نیاز به توقف‌های متعدد در طول مسیر و بررسی‌های فیزیکی کاهش می‌یابد و فرآیند حمل و نقل به شکل روان‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.

• بهبود نظارت و شفافیت

بارنامه‌های الکترونیکی باعث می‌شوند که فرآیندهای حمل و نقل به شکلی شفاف‌تر و نظارت‌پذیرتر انجام شوند. تمامی اطلاعات به‌صورت آنلاین ثبت و بایگانی می‌شود و در هر لحظه قابل دسترسی است. این شفافیت منجر به کاهش زمان مورد نیاز برای بررسی سوابق و کنترل صحت اطلاعات می‌شود، زیرا تمامی تغییرات در سیستم ثبت و قابل پیگیری است.

• بهینه‌سازی زمان و منابع

در نهایت، بارنا‌مه‌ الکترونیکی باعث می‌شود که زمان و منابع انسانی مورد نیاز برای انجام بازرسی‌ها و کنترل‌ها به‌طور چشمگیری کاهش یابد. فرآیندهای دستی و زمان‌بر جای خود را به سامانه‌های خودکار و هوشمند می‌دهند که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.

بررسی مراحل صدور بارنا‌مه‌ الکترونیکی

صدور بارنا‌مه‌ الکترونیکی شامل انواع مراحل مختلف است که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

• ثبت مسیر از مبدا به مقصد
• ثبت نوع کالا، تعداد و ابعاد بسته یا اگر بار فله باشد وزن کالا
• دریافت تائیدیه‌های لازم و ثبت ارزش بار
• تعیین نرخ و کرایه حمل توسط متقاضی بارنامه
• کنترل و استعلام اطلاعات دقیق ارسال شده از شرکت‌های حمل و نقل به سازمان راهداری، پلیس و… و دریافت کد رهگیری
• ارسال داده‌های بارنا‌مه‌ الکترونیکی برای ناجا و سازمان امور مالیاتی برای دریافت حق تمبر از طریق درگاه‌های پرداخت الکترونیک
• ثبت اطلاعات موجود در بارنامه در بارکد
• چاپ اطلاعات بارنامه
• رصد حمل کالا از مبدا به مقصد بصورت آنلاین
• اعلام و تایید وصول کالا

سخن پایانی |بارنا‌مه‌ الکترونیکی چیست؟ آشنایی با ۷ مزیت ناگفته از بارنامه های الکترونیکی

بارنامه‌های الکترونیکی با ارائه قابلیت‌های متعدد و مزایای فراوان، نقش مهمی در بهبود و تسهیل فرآیندهای حمل و نقل و تجارت دارد. با توجه به توانایی این سند در حل اختلافات، ارائه رسید تحویل کالا و استفاده به عنوان سند مالکیت، بارنامه‌های الکترونیکی به عنوان یک ابزار قدرتمند و کارآمد در زنجیره تأمین و مدیریت لجستیک شناخته می‌شود.